前回の記事では、
時間は最も重要な経営資源であり、
AIは未来の時間を生み出す道具だと書きました。
では、
会社の中で最も多くの時間を消費しているものは何でしょうか。
私はその一つが
会議
だと思っています。
もちろん会議そのものが悪いわけではありません。
問題は、
時間を使ったにもかかわらず、
何も決まらない会議です。
会議が長い会社は少なくない
皆さんの会社にもこんな会議はないでしょうか。
- 毎月定例で行われる
- 参加者が20人以上いる
- 資料だけは立派
- 報告ばかり
- 結論が出ない
そして会議終了後、
「で、結局何をするんだっけ？」
となる。
残念ながら珍しい光景ではありません。
会議の目的は報告ではない
会議の目的は何でしょうか。
私は、
ところが実際には、
- 報告会
- 発表会
- 説明会
になっていることがあります。
報告だけなら資料配布でも済みます。
動画配信でも済みます。
わざわざ全員の時間を止めて集まる必要はありません。
決まらない会議の共通点
① 目的が曖昧
会議開始時に、
「今日は何を決めるのか」
が共有されていない。
これだけで会議は迷走します。
② 決定権者がいない
全員で話し合う。
しかし最終的に決める人がいない。
結果として、
「検討します」
で終わります。
③ 衝突を恐れる
日本人は調和を大切にします。
それ自体は良いことです。
しかし、
- 人間関係を壊したくない
- 嫌われたくない
- 責任を負いたくない
という気持ちが強くなると、
差し障りのない発言ばかりになります。
その結果、
本質的な議論が行われません。
④ 過去ばかり見ている
例えば、
翌月後半になってから、
前月実績を議論する会議。
もちろん振り返りは重要です。
しかし、
過去を議論するだけでは
未来は変わりません。
大切なのは、
次に何をするかです。
会議にもコストがかかっている
会議は無料ではありません。
参加者全員の人件費が発生しています。
さらに、
- 出張費
- 交通費
- 宿泊費
- 移動時間
も発生します。
例えば、
10人が2時間会議を行えば、
20時間分の労働時間を消費しています。
そこに移動時間まで加われば、
さらに大きなコストになります。
その時間に見合う成果はあったでしょうか。
良い会議とは何か
私が考える良い会議は、
次のような会議です。
- 目的が明確
- 決定事項がある
- 担当者が決まる
- 期限が決まる
- 次の行動が決まる
つまり、
PDCAとの関係
私は以前、
PDCAについて記事を書きました。
会議も同じです。
Check（確認）
だけでは意味がありません。
Action（行動）
までつながって初めて価値があります。
会議のたびに改善が積み重なれば、
会社は確実に前進します。
未来を決める会議にする
会議は過去を報告する場ではありません。
未来を決める場です。
だからこそ、
- 目的を明確にする
- 決定事項を決める
- 行動につなげる
ことが重要です。
会議時間を短くすることが目的ではありません。
未来を創る時間を増やすことが目的です。
まとめ
- 会議が長い原因は目的が曖昧だから
- 会議の目的は報告ではなく決定すること
- 決定権者不在の会議は長くなる
- 会議にも大きなコストが発生している
- 会議終了時に行動が決まっていることが重要
- 会議は未来を決める場である
もし会議が終わった後に、
「結局何も決まらなかった」
と思うことが多いなら、
会議のやり方そのものを見直す時期かもしれません。
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